Kick Off Meetings als Basis erfolgreicher Projekte und Changeprozesse

Der Begriff „Kick Off“ stammt ursprünglich aus dem Sport und bedeutet nichts anderes als den „Anstoß“, also den Beginn eines Spiels, wie wir es beispielsweise vom Fußball kennen. Somit steht der Begriff „Kick Off Meeting“ in Unternehmen meist für den Start eines Projekts, eines Changeprozesses oder einem sonstigen wichtigen Neustart in der Organisation oder auch der Produktpalette.

Ein gelungener Start in ein neues Projekt ist nicht nur essentiell für den Erfolg, sondern wirkt sich auch entscheidend auf die Motivation und das Durchhaltevermögen der beteiligten Mitarbeiter und Führungskräfte aus, was gerade bei Langzeitprojekten von Bedeutung ist. Eine schlecht vorbereitete Kick Off Veranstaltung kann hingegen das exakte Gegenteil bewirken und den Erfolg des gesamten Vorhabens gefährden. Wir möchten Ihnen aus unserer langjährigen Erfahrung als Führungskräfte und Projektleiter im Folgenden ein paar Tipps für Ihren erfolgreichen Kick Off an die Hand geben.

Typische Agenda für ein Kick Off

  1. Begrüßung durch die verantwortliche Führungskraft / Projektleiter
  2. Vorstellung der Projektziele
  3. Erläuterung der erwarteten positiven Auswirkungen der Projektziele
  4. Vorstellung der zeitlichen Projektplanung
  5. Verantwortlichkeiten und Aufgabenverteilung
  6. Methodik
  7. Kommunikation innerhalb der Projekthierarchie
  8. Motivation der Projektbeteiligten
  9. Klären von offenen Fragen, Feedback, Aufnehmen von Anregungen

Mitarbeiter gleich beim Kick Off motivieren und mitreißen

Gleich zu Beginn sollten Sie großen Wert darauf legen, alle Beteiligten „ins Boot“ zu holen. Als Führungskraft ist es Ihre Aufgabe für Motivation, gute Stimmung – und ja – auch für Spaß zu sorgen. Dies zu bewerkstelligen ist gar nicht so schwer.

Formulieren Sie klare Ziele

Durch gut formulierte Ziele, die möglichst  in Hauptziele und Teilziele unterteilt sind, geben Sie Ihrer „Mannschaft“ (Sie erinnern sich ja sicher noch, woher der Begriff „Kick Off“ kommt …) verständlich und nachvollziehbar die Vorgaben des Projektes mit auf den Weg. Vergessen Sie nicht, dass Sie Erfolg und Misserfolg nur bemessen können, wenn Sie Ziele sauber definiert haben. Achten Sie dabei darauf, dass die formulierten Ziele für alle Beteiligten transparent und „sinnvoll“ erscheinen. Formulieren Sie insbesondere die Teilziele so, dass das Erreichen derselben für jeden möglich und zeitnah zu erfüllen ist. Durch die so automatisch entstehenden „kleinen Teilerfolge“ halten Sie die Motivation konstant aufrecht.

Emotion schlägt Verstand – auch und gerade im Kick Off

Seien Sie emotional! Schaffen Sie bereits in Ihrer Eröffnungsrede Emotionen und reißen Sie so Ihre Mitarbeiter mit. Setzen Sie Zahlen, Daten und Fakten möglichst nur ein, wenn es zwingend erforderlich ist. Denken Sie an den Sport: Wer den Gewinn der Fußballweltmeisterschaft mit dem Hineinschießen eines runden Lederballs in ein ca. 7,30 m breites Tor beschreibt, wird garantiert nicht die Emotionen und Freude erwecken, die ein leidenschaftlicher Fußballfan empfindet, der sich an die Finalspiele von 1954, 1974, 1990 oder 2014 erinnert. Keine Angst! Sie müssen nicht „TOR, TOR, TOOOOOR!!!“ rufen, aber lassen Sie Ihre Mitarbeiter spüren, warum Ihnen der Erfolg des Projektes im wahrsten Sinne des Wortes am Herzen liegt.

Der Schlüssel zum Nachhaltigen Projekterfolg – nicht nur des Kick Off Meetings

Bei allem Respekt vor der Notwendigkeit einer ernsthaften und seriösen Projektplanung und Durchführung: Wenn Ihre Botschaft nachhaltig, merkfähig und wirksam bei den Beteiligten Ihres Projektes ankommen soll, kommen Sie nicht um die Verwendung von Bildern und Metaphern herum! Bilder sprechen das menschliche Gehirn auf vielfältige Weise an. Sie verankern sich so deutlich besser als jedes nüchterne Wort.

Wir sprechen mit Ihren Mitarbeitern – bildhaft und verständlich mit der Sprache der Zauberkunst

Unsere langjährige Erfahrung als Führungskräfte in großen Unternehmen und Organisationen sorgt dafür, dass wir Sie und Ihre Projektziele schnell und besser verstehen werden als jeder andere Künstler. Wir entwerfen für Sie ein maßgeschneidertes Konzept, in dem wir Projektziele, Veränderungsprozesse und Kernbotschaftern Ihres Kick Offs kreativ in Illusionen und Zauberkunststücke einbinden. So entsteht eine unterhaltsame Show, die Ihre Botschaften leicht und mit viel Spaß in den Köpfen verankert werden. Stellen Sie sich vor, wie ein altes Logo sich wie von Zauberhand in das neue verwandelt! Wie wir anhand einer klassischen Illusion wie der zersägten Dame erläutern, wie sich einzelne Teilprozesse am Ende zu einem wunderbaren ganzen zusammenfügen werden! Im späteren Verlauf Ihres Projektes können Sie immer wieder auf die von uns geschaffenen Metaphern zurückgreifen. Die Erinnerung und die positive Stimmung werden Sie so mit Leichtigkeit reaktivieren. So sorgen wir für nachhaltigen Wert, weit über Ihre Kick Off Veranstaltung hinaus.

 

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